Kesimpulan - Refleksi 2

1. Sistem Pemprosesan Gaji (Payroll)

2. Sistem Induksi (Online Induction)

3. Sistem Pengurusan Prestasi (Performance Management)

4. Sistem Pemilihan & Pengambilan Pekerja (e-Recruitment & Staffing)

Berdasarkan kepada empat sistem yang digunakan tadi, banyak kelebihan yang diperolehi oleh organisasi dalam menguruskan sumber manusia dengan lebih cekap dan dapat menjimatkan kos operasi untuk jangka masa panjang. Laporan yang dijana dari sistem-sistem tersebut lebih dipercayai dan relevan dengan keperluan mengikut peredaran semasa.

Selain itu, ia dapat meningkatkan daya saing organisasi diperingkat global. Sistem yang digunakan dapat membantu organisasi meningkatkan kualiti dan pengurusan sumber manusia yang cekap. Ia juga meningkatkan prestasi dan keberkesanan organisasi.

Disamping itu, terdapat beberapa risiko dan kelemahan dalam penggunaan sistem ini seperti kos pembelian sistem yang  mahal, perkakasan komputer, talian internet, kehilangan data, lebihan maklumat, pencerobohan data, masalah pelayan (server) dan pekerja yang tidak tahu guna komputer sebagainya. Walaubagaimanapun ada diantara masalah tersebut dapat diatasi dengan membuat perancangan yang teliti sebelum sesuatu keputusan diambil.

Sesungguhnya sesuatu keputusan yang diambil perlu melihat banyak faktor dan yang pastinya tidak akan mengakibatkan kerugian kepada organisasi. Bagi saya, penggunaan sistem ini adalah lebih baik dan memudahkan semua pihak dalam pengurusan organisasi dan sumber manusia.

Recruiting and Staffing

Pemilihan dan pengambilan pekerja adalah diantara proses utama yang dijalankan oleh Jabatan Sumber Manusia dalam sesebuah organisasi. Pemilihan pekerja yang berkualiti adalah sangat dititikberatkan dalam mengurangkan kos pengambilan staf baru dan seterusnya dapat meningkatkan keuntungan organisasi.

Era kemajuan teknologi pada hari ini telah mengubah trend pemilihan dan pengambilan pekerja hanya melalui sebuah komputer dan rangkaian internet. Satu sistem dibangunkan berdasarkan kepada kehendak dan kriteria pemilihan dan pengambilan pekerja dalam memenuhi keperluan sumber manusia yang kompeten. Biasanya sistem pemilihan dan pengambilan pekerja ini dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang besar dan multinasional (Anderson, 2003) dan (McManus and Ferguson, 2003).

Pengambilan pekerja adalah merujuk kepada proses menarik, tapisan dan memilih orang yang berkelayakan dengan pekerjaan. Menurut Edwin B Flippo, pengambilan ialah satu proses mencari calon dan merangsang mereka untuk memohon pekerjaan yang ditawarkan oleh organisasi. Pemilihan adalah proses memilih dan melatih pekerja untuk fungsi kerja yang khusus dengan spesifikasi tugas.

Sistem pemilihan dan pengambilan pekerja secara atas talian atau biasa dikenali dengan nama ‘e-recruitment’ dilaksanakan berasaskan kepada satu sistem yang telah direkabentuk khusus bagi menepati kriteria pekerja yang diperlukan. Proses pemilihan dan pengambilan pekerja melalui sistem ini menjadi lebih mudah, menjimatkan kos dan masa, boleh mencapai sasaran yang besar dan dapat mengumpulkan maklumat dengan cepat dan tepat.

Walaubagaimanapun, sistem ini terdapat kelemahan tersendiri seperti tiada talian internet, sarat dengan maklumat, talian menjadi perlahan bila ramai pengguna akses, kos yang mahal, risiko kehilangan maklumat dan sebagainya.

Menurut Hogler, Henle & Bemus (1998) mengatakan bahawa sistem pemilihan dan pengambilan pekerja ini memberi kesan yang besar kepada kumpulan tertentu seperti etnik minoriti.

Pada zaman era globalisasi dan teknologi, sistem ini dapat membantu organisasi dan proses pemilihan dan pengambilan pekerja menjadi lebih pantas dan cekap.

Rujukan:

1. Hogle, R. L., Henle, C. & Bemus (1998). Internet Recruiting and Employment Discrimination : A Legal Perspective
2. M. A. McManus and M. W. Ferguson (2003). Biodata, Personality and Demographic Differences of Recruits from Three Sources
3. http://humanresources.about.com/od/recruitingandstaffing/Employee_Planning_Recruiting_Selecting_Staffing_and_Hiring.htm

Performance Management

Sistem pengurusan prestasi dibangunkan bertujuan menilai tahap kompetensi dan pencapaian terhadap tugas-tugas yang telah dilaksanakan. Penilaian terhadap prestasi adalah untuk melihat kepada akauntabiliti dan pembangunan kerjaya pekerja. Penetapan prestasi dan matlamat pencapaian ditentukan kepada kebolehupayaan pekerja tersebut berpandukan kepada matlamat organisasi.

Kumpulan saya telah membentangkan tajuk penilaian prestasi yang digunakan di UTM. Sistem ini dikenali sebagai e-LNPT yang boleh diakses melalui laman sesawang hrFin. Semua komponen penilaian terhadap prestasi perlu dilengkapkan oleh pekerja.  Penilaian ini mengambilkira pencapaian Sasaran Kerja Tahunan (KPI), latihan yang diikuti, sumbangan di dalam dan luar organisasi, khidmat masyarakat, badan profesional yang disertai, senarai aktiviti kelab dan keperluan latihan.

Penilaian akan dibuat oleh pegawai dan pencapaian akan direkodkan. Begitu juga dengan keperluan latihan yang disenaraikan akan dianalisis berdasarkan kepada keperluan dan keupayaan untuk dipenuhi pada tahun berikutnya.

Semasa persembahan kumpulan, semua komponen dalam sistem telah diterangkan secara detail tetapi pengenalan dan konsep yang diterangkan mengenai sistem penilaian prestasi tidak berdasarkan kepada sistem yang digunakan. Timbul persoalan dari Dr. Naha mengenai perbezaan antara konsep dengan sistem.

Selepas penerangan dan penjelasan mengenai sistem pengurusan prestasi ini, adalah disyorkan setiap organisasi menggunakannya kerana ia lebih mudah dan mempercepatkan masa disamping dapat  menjimatkan kos. Melalui sistem yang digunakan, pihak organisasi secara tidak langsung dapat meningkatkan kemahiran dan motivasi pekerja dalam penguasaan terhadap komputer dan  talian internet. Perubahan era teknologi kini telah dapat melahirkan pekerja yang celik IT standing dengan pekerja lain diperingkat multinasional dan global.




Rujukan:
1. UTM (2010). Sistem Maklumat Universiti, Sumber Manusia dan Kewangan (HRFin) : Modul Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (eLNPT)

Online Induction System

Topik ini sangat menarik kerana jika diimplementasi ia dapat mengubah trend induksi yang dijalankan secara konvensional. Kebiasaannya pekerja baru dalam sesebuah organisasi perlu mengikuti proses induksi ini secara bersemuka dalam satu bilik atau dewan. Penekanan yang diberikan dalam induksi lebih kepada pengenalan kepada organisasi, peraturan dan syarat perkhidmatan, kemudahan yang diberikan sebagai pendedahan pekerja baru kepada organisasi.

Seiring dengan kemajuan perkembangan era teknologi, program induksi telah dijalankan secara atas talian. Sistem induksi ini boleh dijalankan oleh pekerja secara bersendirian dengan memerlukan perkakasan seperti komputer dan talian internet. Biasanya sistem ini dikendalikan oleh sebuah organisasi yang besar.

Semua pekerja baru perlu mengikuti proses induksi ini, dan ada diantara organisasi menetapkan ia sebagai satu syarat untuk pengesahan jawatan. Namun, dengan penggunaan sistem ini para pekerja baru lebih fleksibel dalam mengikuti dan memenuhi semua modul dalam sesuatu tempoh masa yang ditetapkan. Ia dapat menjimatkan masa, mengurangkan kos dan meningkatkan kualiti proses induksi secara atas talian. Menurut Colin Barrow (2003) latihan yang berasaskan kepada internet dapat menurunkan kos, skop yang luas, masa yang fleksibel dan interaktif.

Dalam sistem ini, semua maklumat mengenai organisasi, pengurusan sumber manusia dan syarat perkhidmatan dapat diakses pada bila-bila masa termasuklah maklumat mengenai bidang tugas dan jawatan. Didalam mana-mana sistem biasa terdapat FAQ, bagi memudahkan para pengguna baru dengan merujuk kepada soalan-soalan yang sering diajukan beserta dengan jawapan yang telah disediakan. 

Melalui sistem induksi atas talian ini, modul-modul yang tidak memerlukan latihan secara praktikal adalah sesuai untuk dibangunkan. Contoh modul yang hanya memerlukan pekerja membaca dan mengambil tahu seperti struktur organisasi, kemudahan yang disediakan, pembayaran gaji dan elaun berkaitan, waktu kerja, klinik panel dan sebagainya.

Pekerja boleh mengikuti mana modul sistem induksi pada bila-bila masa dan tempat dengan hanya melayari laman web yang berkaitan. Pada dasarnya pekerja akan diberi satu tempoh masa untuk menyelesaikan modul induksi. Sistem yang dijalankan secara atas talian ini akan menggunakan komputer, secara tidak langsung ia dapat meningkatkan kemahiran komputer pekerja tersebut.

Dalam pada mencorak ke arah kemajuan teknologi, mungkin ada segelintir pekerja baru yang tidak mahir dengan komputer dan kesukaran berinteraksi secara terus akan menimbulkan berbagai  kesulitan. Perkara ini perlu diberi perhatian bagi menyelesaikan masalah yang timbul. Kemungkinan pihak organisasi boleh menyediakan khidmat bantuan kepada pekerja terbabit.

Walauapapun pendekatan yang digunakan dalam menjalankan program induksi secara atas talian atau konvensional ini, matlamat hanya satu iaitu maklumat yang disampaikan dapat diterima oleh pekerja-pekerja baru dalam organisasi tersebut.




Rujukan:
1. Barrow C. (2001). E-Training and Development

2. e-Induction
3. http://www.onlineinduction.com/employee_online_induction.php

4. http://www.atnf.csiro.au/management/ohs/induct/marsfield/page00.php

Payroll

Ini adalah diantara topik HRIS yang dibincangkan dalam pertemuan terakhir. Seperti yang disebutkan oleh Dr. Naha, topik ini adalah penting dalam pengurusan sesebuah organisasi.


Seperti yang kita semua sedia maklum bahawa Payroll adalah salah satu bahagian yang penting dalam pengurusan sesebuah organisasi. Namun ada segelintir syarikat-syarikat kecil yang menggabungkan bahagian Payroll dan Sumber Manusia.


Sistem Payroll ini meliputi proses pengurusan gaji, pendapatan dan potongan gaji, elaun kerja lebih masa, proses bayaran tunggakan gaji, elaun khas seperti makan, kehadiran, pakaian dan sebagainya. Sistem pengurusan payroll yang cekap dapat membantu organisasi dalam mengendalikan sistem pembayaran gaji bulanan untuk semua pekerja. Sistem yang dijanakan juga dapat memudahkan pembayaran bonus kepada pekerja.

Dengan penggunaan sistem ini, proses pengiraan dan pengumpulan maklumat lebih cepat dan tepat berbanding dengan kaedah pengiraan secara manual. Disamping itu, penjimatan kepada sumber seperti masa, manusia, ruang penyimpanan dan ketepatan data dapat ditingkatkan.

Diantara laporan yang dihasilkan dari sistem ialah

 Analisis trend kerja lebih masa, kehadiran

 Pembayaran elaun-elaun, bonus, pampasan

 Slip Gaji

 Penyata pendapatan tahunan pekerja

 Surat Cukai

Syarikat atau organisasi perlu menyediakan sistem payroll yang baik dalam memastikan kelancaran dan keselamatan pengurusan data. Pengurusan sistem Payroll yang cekap dapat meningkatkan imej organisasi tersebut. 

Kesimpulan

Kesimpulannya, sistem maklumat sumber manusia (HRIS) sangat penting kepada organisasi dalam menjalankan perniagaan, fungsi dan operasi dengan lebih berkesan dan sistematik. Maklumat mengenai organisasi dapat diakses walau dimana sahaja kita berada. 

HRIS ini adalah gabungan dari 5 elemen iaitu sumber manusia, perkakasan komputer, pengkalan data, perisian dan rangkaian internet. Ini bermakna segala urusan sumber manusia seperti pembayaran gaji, kehadiran pekerja, penilaian prestasi, rekod pekerja dan lain diselenggara dalam satu sistem berkomputer dan maklumat mudah dicapai pada bila-bila masa sahaja.

Terdapat lima faktor persaingan dikalangan organisasi dalam sesuatu industri iaitu ancaman pesaing sedia ada, ancaman pesaing baru, produk gantian, kuasa menawar oleh pembekal dan pengguna.

Selain itu, ada lima strategi dalam mengatasi masalah persaingan iaitu penjimatan kos, perubahan, inovasi, peningkatan dan penstrukturan. 

Terdapat beberapa model HRIS yang digunakan dalam dunia pada hari ini. Ia terdiri daripada model 'multinational, global and international'. Bagi mengatasi kekurangan dan kelemahan yang ada pada setiap model tadi, model 'transnational' telah diperkenalkan. Ia adalah gabungan dari tiga model tersebut.

Globalizing HRIS

GLOBAL?? Topik ini menceritakan mengenai Model HRIS secara asas sahaja. Model HRIS ini terdiri daripada 3 jenis model iaitu ‘multinational, global, international’. 

Model pertama ialah model ‘multinational’. Organisasi yang menguruskan HRIS menggunakan model ini menghadapi sedikit kesukaran kerana perbezaan beberapa elemen seperti kawasan penempatan dan agama. Ini kerana kita hidup dalam masyarakat yang majmuk serta berbilang budaya dari satu Negara dengan Negara yang lain. Jadi pengurusan operasi HRIS antara Negara adalah berbeza. Menurut Beaman (2004), model ini tidak berpusat dan lebih kepada perniagaan persendirian. 

Model global adalah penetapan pengurusan organisasi yang standard. Ini bermakna model yang sesuai untuk digunakan oleh semua organisasi tidak kira dimana ia beroperasi. Menurut Beaman (2004), model ini telah dipiawaikan bagi meminimumkan keperluan perniagaan. 

Model ‘international’ adalah sangat menitikberatkan mengenai perkongsian maklumat dengan organisasi tempatan. Sebagai contoh, perkongsian maklumat dengan organisasi tempatan adalah seperti bidang kepakaran, produk, perkhidmatan dan lain-lain. 

Semua model dibangunkan bagi memenuhi keperluan pengurusan sumber manusia yang lebih cekap. Cara terbaik bagi syarikat yang mempunyai operasi antarabangsa untuk berkongsi idea, matlamat dan sebarang polisi adalah melalui sistem. Diantara faktor kritikal yang mempengaruhi syarikat untuk memilih model yang akan digunakan adalah fleksibiliti tempatan, inovasi dan perkongsian atau kecekapan global.

Walau bagaimanapun, selepas mengambilkira pelbagai aspek dan dalam memenuhi kehendak organisasi, satu sistem yang menggabungkan dari 3 model yang telah diterangkan tadi yang dikenali sebagai 'Transnational HRIS’. Transnational HRIS ini sangat fleksibel dengan keperluan tempatan, lebih berdaya saing dalam bidang perniagaan dan berkongsi pengetahuan.

TRANSNATIONAL HRIS

Kerangka sistem ini terdiri dari 3 jenis model penyimpanan data iaitu:

i. Standalone System Model

Dalam sistem ini hanya ada satu data sahaja yang disimpan. Data ini tidak boleh diakses atau dikongsi dengan mana-mana organisasi atau dalam industri yang sama.

ii. Data Warehouse Model

Setiap kawasan atau daerah (region) memiliki 'warehouse' sendiri dan kemudian data ini akan disalurkan kepada peringkat 'global warehouse'.

iii. Simple Integrated System Model

Dalam sistem ini hanya ada satu warehouse data yang disimpan. Setiap kawasan atau daerah (region) boleh mengakses data tersebut.

SISTEM PENYAMPAIAN HR

Seperti yang telah diterangkan oleh Dr. Naha dalam kuliah lepas, semua organisasi diperingkat antarabangsa mempunyai 4 tahap sistem penyampaian perkhidmatan iaitu:

- tempatan. Sebagai contoh Frankfurt
- national (Germany)
- regional (Europe)
- ibupejabat global

Tahap penyampaian perkhidmatan ini adalah merupakan hirarki seperti rajah dibawah.

Rujukan:

Beaman, K. V. (2004). Sourcing Strategies for the Transnational Organization.

Beaman, K. V. and Walker, A. J. (2000). Globalizing HRIS : The New Transnational Model

Bartlett, C. A. and Sumantra. Managing Across Borders : The Transnational Solution. HBS Press